近日，学院制定下发《档案管理制度》、《档案归档规范》等系列文件（以下简称“新制度”），用于指导各业务部门的档案整理、归档工作，促进学院档案管理工作的科学化和规范化。

学院档案涵盖党群行政、教学教研、职业培训、学生管理、发展规划等方方面面，对于真实记录学院基本面貌、历史沿革、重大活动等具有重要作用，是学院教育教学的缩影。通过优化完善档案管理制度，可以理顺归档工作流程，提升档案科学管理水平，更好地服务于学院教育教学发展需要。

机制保障，确保档案工作有序运转。新制度明确了“统一管理、部门协同”的工作指导思想，每年3月启动档案归档工作，由党政工作部负责统筹，与各业务部门在档案收集、分类、排列、编号（目）、装盒的全过程中进行相互沟通、有效衔接、业务指导，保障年度档案归档工作高效落地。

分类立卷，确保档案使用便捷高效。新制度最大的变化，就是将学院档案归档范围由原有的按部门立卷变为按类立卷，把全院档案分为党群、行政、教学等九大类40小项，使用规范的字母、数字进行编码，并且约定了具体的类目名称和保管期限，形成了一套完整的档案归档体系，为后期检查、查阅档案提供便捷。

下一步，学院还将启动档案数字化加工项目，变传统的纸质档案为机读档案，既节省库房占地空间，又可通过检索系统更加高效地查阅档案材料，有效提高工作效率，更好地保护和利用档案，最大限度发挥档案在学院教育教学发展过程中的价值贡献。